Fundamentals of Procure to Pay Digitalization

Kursus ini memberikan panduan praktis untuk mengubah proses pengadaan perusahaan dari cara manual yang lambat menjadi sistem digital yang terintegrasi. Peserta akan mempelajari alur lengkap mulai dari perencanaan kebutuhan material, seleksi vendor, penerimaan barang, hingga pembayaran. Fokus utamanya adalah menciptakan sistem yang transparan, mencegah kebocoran anggaran, dan menjamin ketersediaan material tepat waktu untuk mendukung kelancaran produksi.

Kenapa Perlu Mengikuti?

• Mencegah Produksi Berhenti: Memastikan material selalu tersedia dengan sistem perencanaan yang baik, mengatasi masalah "kekurangan material inti" yang sering menyebabkan downtime1.
• Menghindari Bayar Rugi: Memastikan perusahaan hanya membayar barang yang benar-benar diterima dalam kondisi baik.
• Anti-Curang (Fraud): Menutup celah kecurangan melalui pembagian tugas sistematis.
• Efisien & Cepat: Memangkas waktu administrasi manual yang sering memakan hingga 99% dari total waktu proses2.

Materi Pembahasan:

• Enhance Procurement Norm (Standarisasi Aturan Main)

Membuat instruksi kerja baku dan katalog digital agar semua pembelian sesuai standar spesifikasi. Tujuannya mencegah pembelian liar (maverick buying) dan memastikan karyawan bekerja sesuai prosedur yang ditetapkan3333.

• Forming Process: Planning to Payment (Satu Aliran Tanpa Putus)

Mengintegrasikan perencanaan stok (MRP) dengan pembelian. Sistem akan otomatis membuat permintaan beli saat stok menipis, mengatasi masalah keterlambatan akibat kurangnya informasi material atau perencanaan yang buruk4444.

• Segregation of Duty (Pemisahan Wewenang)

Menerapkan kontrol keamanan aset dengan memisahkan peran: orang yang memesan barang tidak boleh sama dengan orang yang menerima atau membayar. Akses ini dikunci secara otomatis oleh sistem.

• 3-Way Match (Validasi 3 Dokumen)

Mekanisme pencegahan kerugian dengan mencocokkan tiga data secara otomatis: PO (Pesanan), GR (Bukti Terima), dan Invoice (Tagihan). Jika ada selisih angka, sistem otomatis menolak pembayaran.

• Aanwijzing Process (Penjelasan Teknis Digital)

Melakukan klarifikasi spesifikasi teknis kepada vendor secara transparan di awal. Ini krusial untuk mencegah kesalahan pengiriman barang, terutama untuk spare parts yang informasinya seringkali minim atau tidak standar5.

• Receiving until Payment Preparation (Cek Fisik Sebelum Bayar)

Memastikan uang hanya keluar untuk barang berkualitas. Barang yang tiba wajib melalui inspeksi/grading (memisahkan barang bagus vs rusak)6. Data pembayaran hanya akan diproses jika barang lulus uji kualitas.

Siapa yang Wajib Mengikuti?

• Tim Procurement/Purchasing: Agar bekerja lebih strategis, bukan sekadar administratif.
• Tim Finance & AP: Untuk mempercepat validasi tagihan tanpa risiko kesalahan bayar.
• Manajer Gudang: Untuk memahami pentingnya input data penerimaan barang yang akurat.
• Manajer Operasional/Produksi: Karena kelancaran produksi sangat bergantung pada ketersediaan material dari proses ini7.

Free Join! Dapatkan Manfaat Lebih! Claim e-Sertifikat dan Pdf Modul+Rekaman secara terpisah (Rp. 55rb/material) atau Full Package Hanya Rp. 95rb,- setelah Course Selesai! 

• Pastikan wifi/jaringan internet stabil 
• Dapat menggunakan laptop/smartphone
• Sertifikat akan diberikan jika peserta berhasil menjawab soal yang diberikan